Käytätkö aikasi tehokkaasti?
”Kamala kiire, nyt ei ole aikaa, stressi painaa päälle”. Näitä vastauksia kuulemme liiankin usein kysyttäessä työkavereilta ja yhteistyökumppaneilta miten menee.
Miksi ihmisillä on kiire? Tiedätkö itse, mihin aikasi kuluu ja mihin sen pitäisi kulua?
Luin tutkimuksen ostajan ajankäytöstä. Sen mukaan eniten aikaa kului paperitöihin, yhteensä 30 % koko työajasta. Se on mielestäni tänä päivänä aivan liian paljon. Meidänhän pitäisi toimia paperittomassa konttorissa ja hyödyntää IT:tä sekä muita teknisiä apuvälineitä. Keskustelin ajankäytöstä/ aiheesta oston koulutukseen osallistuneiden ammattiostajien kanssa. Vaikka järjestelmä antaa ostoehdotukset tilausten pohjaksi, tilaukset edelleen tulostetaan, lähetetään sähköpostilla toimittajille, saadaan tilausvahvistukset sähköpostin liitteenä ja arkistoidaan lopulta mappiin. Näin tunnusti kaksi kolmasosaa koulutukseen osallistuneista. Laskut kyllä lähetetään lähes 90 % sähköisesti.
Sähköiset tilausjärjestelmät ovat olleet mahdollisia jo useita vuosia. Isojen ja vakiintuneiden toimittajien kanssa niiden käyttö on onneksi yleistynyt kiitettävästi, mutta muiden toimittajien kanssa järjestelmien käyttöön ottamisessa ja hyödyntämisessä meillä on vielä paljon tehtävää.
Tutkimuksen mukaan kokouksiin toimittajien kanssa kului 20 % ja vastaavasti vierailuihin toimittajien luona 10 % ajasta. Nämä ovat määränä mielestäni hyviä ja osoittavat kasvavaa kiinnostusta yhteistyön kehittämiseen. Kokousten ja tapaamisten laadun kehittämisessä on kuitenkin vielä parantamisen varaa. Miten hyvin kokouksiin valmistaudutaan ja hyödynnetään video- ja puhelinkokousten mahdollisuuksia? Tehokkaammalla toimintatavalla säästettäisiin tässäkin aikaa tekemisen laadun kärsimättä.
Tarjouspyyntöihin ja toimittajien kilpailuttamiseen ja valintaan osallistujat käyttivät tutkimuksen mukaan vain 5 % ajastaan. Edellä mainittuihin aikaa käytetään siis aivan liian vähän. Syyksi useimmiten sanotaan, että ei ole tarpeeksi aikaa, se on niin työlästä - mutta näihin pitää ottaa. Toimittajien kilpailutus sekä tarjouspyyntöjen käsittely ovat prosessina vaativia ja pitkiä ja huonoilla valinnoilla saattaa olla kalliit ja kauas kantoiset vaikutukset.
Toimitusten jouduttamiseen tutkimuksen mukaan kului 20 % ajasta. Miksi jouduttamiseen menee niin paljon aikaa, kun tehokkaalla ja järjestelmällisellä toimitusaikavalvonnalla ei toimituksia välttämättä tarvitse jouduttaa, vaan ne tulevat kuten on sovittu ja vahvistettu. Sähköisten järjestelmien avulla toimittajille voidaan ennen sovittua toimitusaikaa lähettää muistutuksia ja vahvistuspyyntöjä ja varmistaa toimitusten oikea-aikaisuus. Myöhästymissakoilla sopimuksissa on kokemukseni mukaan yllättävän hyvä vaikutus. Huolehdi, että olet aina toimittajan TOP-tenissä vaativana ja sovituista asioista kiinni pitävänä ammattiostajana.
Eräs keskisuuren suomalaisen yrityksen ostopäällikkö valitti minulle, että ei hänellä ole aikaa keskittyä oikeisiin asioihin voidakseen parantaa saatavuutta, neuvotella parempia
ostosopimuksia ja näin työllään vaikuttaa yrityksensä kilpailukykyyn ja asiakastyytyväisyyteen.
Lähdimme tutkimaan, mihin hänen aikansa todellisuudessa kului ja mihin sen pitäisi kulua. Näin löysimme hänen ajankäytölleen oikeat tavoitteet ja haasteet sekä aikavarkaat ja oikeat keinot niiden taltuttamiseen. Tässäkin tapauksessa vanha ja tuttu 20/80-sääntö toi hyvin esille, mihin asioihin oma aikansa kannattaa käyttää ja mitä yksinkertaisesti jättää tekemättä. Ajankäyttöön tuli suunnitelmallisuutta ja työaika priorisoitui oikeiden asioiden tekemiseen.
Pysähdypä hetkeksi miettimään, mikä työssäsi on tärkeää, mitkä ovat työsi tavoitteet, mihin työaikasi kuluu ja mihin sen oikeasti pitäisi kulua. Priorisoi eri työtehtäväsi ja tavoitteet sekä tee tämän pohjalta ajankäytön suunnitelma ja pidä siitä kiinni. Väitän, että jatkossa aikasi riittää oikeiden asioiden tekemiseen ja kiire sekä stressi vähenevät. Ennen kaikkea saavutat tulokset ja tavoitteet paremmin.
