Ulkoista ja keskity ydinbisnekseen
Ulkoistamisella tarkoitetaan jonkin toiminnon siirtämistä organisaation ulkopuolelle toisen yrityksen hoidettavaksi. Siksi ennen ulkoistamispäätöstä tulee pohtia, onko ulkoistettava toiminto ydinliiketoimintaa vai ei. Lisäksi on tärkeää tarkastella, löytyykö paras osaaminen itseltä vai oman yrityksen ulkopuolelta.
Miksi sitten kannattaa ulkoistaa eli mitkä ovat ulkoistamisen edut? Ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat usein kustannustehokkaita, koska ne keskittyvät omaan, tarkoin spesifioituun ydinosaamiseensa. Ulkoistettaessa yritys itse voi niin ikään keskittyä ydinliiketoimintaansa ja näin toimintoa koskevat kiinteät kulut vaihtuvat muuttuviksi kuluiksi.
Kuulostaa helpolta ja yleinen harhaluulo onkin, että kun esimerkiksi varasto- ja jakelutoiminnot on ulkoistettu, ei yrityksen enää tarvitse kantaa huolta niiden laadusta ja asiakaslupauksista. VÄÄRIN! Toiminnon voi ulkoistaa, mutta ei koskaan vastuuta. Asiakas näkee toiminnot aina yrityksen omana toimintona.
Kun kaikki sujuu hyvin, niin asiakkaatkin ovat tyytyväisiä. Mutta haasteiden ja ongelmien ilmetessä, emme voi vedota toiminnan ulkoistukseen yritykselle ABC Oy. Mitä sitten on huomioitava ulkoistettaessa?
Ulkoistavalla yrityksellä ja palvelun tarjoajalla tulisi olla samankaltaiset tavoitteet ja arvot. Toiminnan laadulle pitää asettaa selkeät tavoitteet ja mittarit, joita seurataan säännöllisesti yhteisissä palavereissa. Palautteen anto – korjaavan ja myönteisen – ovat edellytys luottamuksellisen yhteistyön kehittämiseksi sekä tavoitteisiin pääsemiseksi. On myös tärkeätä sopia sanktioista, mikäli sovittuihin tavoitteisiin ei päästä.
Mitä muuta sitten tulee ottaa huomioon toimivan yhteistyön saavuttamiseksi palvelun tarjoajan kanssa?
Osaaminen, kokemus ja luotettavuus ovat itsestään selviä asioita. Koska ihmiset kuitenkin tekevät keskenään yhteistyötä, ovat myös yhteistyökyky, tiedonvälitys, joustavuus ja vuorovaikutustaidot onnistuneen ulkoistuksen peruspilareita.
Sopimuskumppaneiden tulee seurata säännöllisesti ulkoistamisen kustannuksia ja tavoiteltavia hyötyjä, jotta yhteistyö saadaan mahdollisimman saumattomaksi ja kannattavaksi. Tämän päivän liiketoiminta muuttuu sekä kehittyy nopealla syklillä ja myös ulkoistetun palvelun tarjoajan on pystyttävä vastaamaan muuttuviin haasteisiin. Palveluyrityksessä tulisikin olla nimetty henkilö, jonka vastuulla toiminnan seuranta ja kehittäminen yhdessä palvelun tarjoajan vastuuhenkilöiden kanssa on.
Ulkoistaminen ei suinkaan ole riskitöntä, vaikka kaikki yllä mainitut asiat olisi otettu huomioon. Ulkopuolinen palveluntarjoaja voi hyvästä suunnittelusta, valmistelusta ja seurannasta huolimatta osoittautua huonoksi valinnaksi. Jos yrityksistä huolimatta yhteistyö ei vastaa odotuksia, on rohkeasti pyrittävä muutokseen, jottei yrityksen oma maine kärsi asiakkaiden silmissä.
Toimintoja ulkoistettaessa yrityksen oma osaamistaso kyseisessä toiminnossa yleensä alenee. On hyvä tiedostaa, että osaamistason lasku voi johtaa edelleen tilanteeseen, jossa omalla organisaatiolla ei ole mahdollisuuksia arvioida ulkoistetun palvelun kustannuksia tai sitä toteuttavan henkilöstön osaamisen tasoa.
Myös tietovuotojen mahdollisuus tulee ottaa huomioon ja sanktioida. Kun ulkoistat, valvo ja ohjaa sitä kuin se olisi oma toimintosi ja tee palvelun tarjoajasta henkisesti osa omaa yritystäsi, joka sitoutuu yrityksesi tavoitteisiin ja arvoihin.
